# Eventos_3.6

Última modificação por fernandasantana em 24/07/2024, 08:40

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A funcionalidade Eventos do SUAP está disponível para fins de registro e certificação dos participantes, quando necessário. Os eventos podem ser relacionado a várias áreas institucionais: Ensino, Pesquisa, Extensão, Gestão de pessoas e Gestão.

Esse sistema não é capaz de lidar com submissão de obras ou trabalhos e nem gera um ambiente, de fato, para o evento. Serve para registro das participações e para inscrição do público alvo, com a possibilidade do próprio participante se inscrever, se assim for configurado pelo Coordenador do Evento.

# 1. A criação de um Evento

Para cadastrar um evento, acesse COMUNICAÇÃO SOCIAL :: Eventos e clique no botão adicionar evento. Não é necessário nenhuma permissão especial para isso. Todos os servidores devem ser capazes de realizar essa etapa, que precisará passar por um processo de avaliação do evento proposto.

Será aberto um formulário com várias informações que são fundamenteis para para entendimento do evento. Abaixo uma imagem do formulário e explicação de cada um dos campos.

## 2. Dados Gerais

### Nome

Nesse campo deve ser informado o nome do evento, da forma como deverá ser divulgado e da mesma forma como isso será impresso nos certificados.

### Dimensão

Esse campo se refere a qual área o evento (Tecnologia da Insformação, Gestão, Desenvolvimento Institucional, Internacionalização, Ensino, Recursos Humanos, Extensão, Pesquisa) se relaciona. Temos nesse momento 8 áreas mapeadas, cada um com seu próprio fluxo para avaliação dos eventos. Ao definir a dimensão, define-se também quem irá fazer a análise e quais regras esse edital deverá ser submetido na avaliação.

### Apresentação

Nesse campo deverá ser descrito o evento, de forma clara. Esse campo será utilizado na visualização do evento tanto na lista interna quanto no momento da inscrição, caso o curso tenha opção de inscrição online aberta ao público.

### Imagem

Esse campo é opcional e servirá para carregar uma imagem a ser exibida junto com a apresentação do evento.

### Site

Esse campo é mais um campo opcional e servirá para indicar um possível site do evento, que pode, por exemplo, ter mais informações sobre o evento.

##
3. Coordenação e Organização

Nesta seção serão informados o Coordenador, os organizadores, o campus responsável. Também é possível informar um setor, na organização do evento, se será possível inscrição online, pelos participantes e se o evento irá gerar certificados.

### Coordenador

Nesse campo será informado o coordenador do evento. Esse campo é obrigatório e apenas uma pessoa pode ser coordenadora do evento.

### Campus

Aqui é preciso informar qual campus responsável pela organização do evento. É importante lembrar que esse será o campus que irá avaliar o evento pode deferi-lo ou não.

### Setor

Informa , opcionalmente, qual setor está organizando o evento.

### Organizadores

Lista aqui os participantes da organização do evento.

##

## 4. Inscrição

Nesta seção serão informados o Coordenador, os organizadores, o campus responsável. Também é possível informar um setor, na organização do evento, se será possível inscrição online, pelos participantes e se o evento irá gerar certificados.

### Início das inscrições

Esse campo serve para parametrizar as inscrições, quando o evento permitir que haja inscrição por parte do público alvo. Nessa data, o SUAP irá permitir a inscrição numa seção pública e acessível mesmo sem login.

### Fim das Inscrições

Informa quando devem ser encerradas as inscrições no SUAP para novos participantes.

Uma observação importante sobre essas datas é que, mesmo sendo campos obrigatórios, só si aplicam a inscrições feitas pelo público. O coordenador do evento pode inscrever participantes a qualquer tempo.

## 5. Realização

Nessa seção serão definidas informações sobre data e local da realização do do evento.

### Local

Nesse campo deverá ser informando onde o evento ocorrerá. Por exemplo: O evento pode ocorrer num campus, em um endereço específico ou ainda pode ter um endereço online para realização do evento, como uma plataforma de conferências como o webconf da RNP.

### Hora de início (do evento)

Informa a hora que o evento iniciará.

### Data de início (do evento)

Informa a data que o evento começará. Essa informação é importante para os inscritos e poderá ser impressa no certificado do evento.

### Horário do Fim (do evento)

Informa a hora que o evento terminará.

### Data de fim (do evento)

Informa a o dia que o evento termina. Esse campo não é obrigatório.

## 6. Configurações

Nessa seção serão definidas informações sobre o modelo do evento

.

### Inscrição Online

Ao marcar essa opção, durante o período determinado nas opções anteriores de data de início e fim das inscrições.

### Gera Certificado

Informa se esse vento irá gerar certificado.

### Registrar Presença Online

Caso deseje que os próprios inscritos possam registrar presença através de um e-mail enviado pelo coordenador/organizador

###

## 7. Classificação

A seção de classificação é composta de dados obrigatórios e que servem para gerar estatísticas e classificar o evento.

### Localização

Nesse campo você deverá informar qual o modelo de local da abrangência do evento. É necessário escolher apenas um.

### Espacialidades

Nesse campo você deverá informar qual o ambiente de abrangência do evento. É necessário escolher apenas um.

### Porte

Nesse campo você deverá informar quanto ao nivel de porte do evento. É necessário escolher apenas um.

### Tipo

Nesse campo você deverá informar o tipo do evento. É necessário escolher apenas um.

### Público alvo

Aqui você pode definir o publico alvo do seu evento e pode marcar mais de uma categoria.

## 8. Carga Horária

Nesse campo, você poderá informar qual a Carga Horária da realização do evento.

###

## 9. Financeiro

Nesse campo, você poderá informar o valor envolvido na realização do evento. Esse campo é opcional e ajuda a ter uma visão geral sobre os recursos usado para evento

## 10. Atividades

Essa seção é usada para definir os tipos de atividades que serão desenvolvidas durante o evento. Ainda é possível ter mais de 1 opção de atividade, clicando em "Adicionar outro(a) Atividade".

###

### Tipo de Atividade

O tipo de atividade deverá ser descrita conforme o evento a ser elaborado.

### Título

Informa qual o tipo de atividade a ser preeenchida.

### Data

Informar qual a data para o tipo de atividade a ser preeenchida.

### Hora

Informar qual a hora para o tipo de atividade a ser preeenchida.

### Carga Horária

Informar qual a carga horária para o tipo de atividade a ser preeenchida.

### Limite de inscrições

Informar caso haja necessidade de limite de participantes para a atividade a ser desenvolvida

## 11. Tipo de participante

Essa seção é usada para definir os tipos de participantes, além de opcionalmente permitir a inclusão de um modelo personalizado de certificado e limites de participação, por tipo de participante.

### Tipo de Participação

O tipo de participação deverá ser descrita conforme atividades do evento a ser elaborado.

Caso o Evento esteja prevendo SUBMISSÃO DE TRABALHO deve ser anexado Tipo de Participação, AVALIADOR DE TRABALHO

### Limite de inscrições

Informar caso haja necessidade de limite de participantes para a atividade a ser desenvolvida

### Modelo de certificado

O modelo de certificado deverá seguir conforme as especificações:

Tamanho máximo permitido: 10.0 MB
Os tipos de arquivos permitidos são: .docx
O arquivo de modelo deve ser um arquivo .docx contendo as marcações #INSTITUICAO#, #NOMEDOPARTICIPANTE#, #TIPODOPARTICIPANTE#, #TIPOPARTICIPACAO#, #PARTICIPANTE#, #CPF#, #NOMEDOEVENTO#, #EVENTO#, #ATIVIDADES#, #LOCAL#, #CAMPUS#, #CARGAHORARIA#, #DATAINICIALADATAFINAL#, #PERIODOREALIZACAO#, #SETORRESPONSAVEL#, #CIDADE#, #UF#, #DATAEMISSAO#, #DATA#, #CODIGOVERIFICADOR#. Não preencher caso deseje utilizar o modelo padrão.

No mínimo, todo evento dever ter o tipo Participante, podem ter mais de um tipo de participação. Cada tipo de participação permite configurar o limite de inscrições e o modelo de certificado, caso se deseje usar um modelo personalizado para o evento. O campo Apagar? deve ser marcado apenas na edição de um evento, caso se deseje remover uma categoria de participante.

#### Ao fim dos preenchimento desses campos basta clicar no SALVAR.

Após Salvamento, o evento será criado e estará no aguardo da aprovação.

# 12. A aprovação do evento

Um evento criado só pode ser operacionalizado no sistema após a avaliação, que é feita pelo membro enquadrado na dimensão indicado no cadastro do evento (Tecnologia da Insformação, Gestão, Desenvolvimento Institucional, Internacionalização, Ensino, Recursos Humanos, Extensão, Pesquisa). Exemplo: Qualquer pessoa que esteja lotada pelo SUAP na Equipe (seja Pesquisa, ou Extensão). Na tela inicial dos aprovadores irá aparecer um quadro com uma notificação a respeito.

Ao clicar no quadro o avaliador do evento será conduzido a uma pagina com a lista de eventos pendentes de avaliação.

Nessa tela basta clicar na no simbolo da lupa para poder visualizar as informações do evento e interagir com ele. São possíveis ao avaliador 4 ações: ou Deferir, ou Devolver, ou Indeferir ou Suspender.

## 13. Deferir

Esse é o processo mais simples no sistema. Basta clicar no botão DEFERIR o evento já estará liberado para operacionalização. Simples a nível de sistemas. Os critérios para avaliação serão definidos pelas dimensões (Ensino, Pesquisa, Extensão...). Por exemplo, na Extensão já existe os editais de fluxo contínuo para cadastro de eventos, com todo o processo de aprovação. Nesse caso o sistema passa a ser um local para o registro do evento. Caso o evento tenha sido deferido por engano ainda é possível desfazer a aprovação.

Basta clicar no botão CANCELAR AVALIAÇÃO e o evento volta aguardar avaliação.

## 14. Devolver

Caso o evento preciso de algum ajuste para aprovação ele pode ser devolvido. Basta clicar no botão DEVOLVER. Será aberta uma tela para que você justifique a devolução. Nesse momento é possível explicar o que precisa ser corrigido para que o evento seja aprovado.

## 15. Submeter um evento, após ele ser devolvido

Nesse momento o evento pode ser editado e/ou re-submetido pelo coordenador do evento. É importante atentar para justificativa da devolução para que sejam feitas as correções que se façam necessárias. Re-submeter sem alterações pode levar o evento a ser devolvido ou indeferido. Esse procedimento reinicia o ciclo normal de avaliação, dentro do sistema.

## 16. Indeferir

Ao julgar que o evento deve ser indeferido, o avaliador deverá clicar no botão INDEFERIR e informar o motivo. Nesse caso, vale lembrar que cada dimensão (Ensino, Pesquisa, Extensão, etc...) pode adotar critérios para análise dos eventos.

O situação do evento passará a ser INDEFERIDO e o motivo está exposto no evento. Caso tenha sido um equívoco, é possível desfazer o indeferimento clicando no botão CANCELAR AVALIAÇÃO e o evento volta ao estado inicial.

## 17. Suspender

A qualquer tempo, aprovado ou não, o evento pode ser suspenso por uma avaliador, sendo que é obrigatório a informação de uma justificativa para a suspensão. Para isso basta clicar no botão SUSPENDER EVENTO.

## 18. Remover Suspensão de Evento

Caso seja necessário, uma suspensão de evento pode ser removida, bastando para isso clicar no botão CANCELAR SUSPENSÃO e informar uma justificativa para o cancelamento da suspensão.

# 19. O registro do evento

Com o evento aprovado (deferido) passa-se ao ato de registrar sua ocorrência. A parte inferior do cadastro do evento tem um quadro que agrupa todas as ações e informações: As abas Coordenação e Classificação tem dados apenas para consulta. A aba Histórico registra o processo de aprovação do evento e as possíveis idas e vindas.

As abas de participação (Organizador, Participante, Convidado, Palestrante, ou ainda outros papéis a serem criados são semelhantes em funcionamento e servem para registro e acompanhamento.

## 20. A inscrição dos participantes

O registro da participação do evento pode se dar como participante ou como parte do evento (convidados, palestrantes, etc). Apenas os participantes podem se inscrever, caso seja habilitado nas definições do evento. A inscrição pode ser realizada atráves de link ou qrcode fornecidos pela Comissão Organizadora do Evento (indicado na imagem abaixo).

A inscrição tambem pode ser através do link comum do SUAP. Nesse caso o processamento das informações é bem simililar.

## Inscrição On-line

Na tela de login para acesso ao SUAP é possível visualizar a aba "Inscrições".

O Evento em questão, estará disponivel conforme elaborado.

Atenção a escrita do e-mail no momento da inscrição, pois será o login para os avaliadores.

Ao clicar em "Realizar Inscrição" você será direcionado para o template de inscrição do evento. Ao qual você deverá se inscrever conforme a sua participação no evento.

### Inscrição feita pela organização do evento

Essa opção é muito útil quando se precisa incluir um ou alguns poucos participantes, seja porque é um evento com poucos participantes ou por precisar inscrever alguém após carregar a lista de participantes.

Para inscrição manual você deverá seguir o seguinte passo a passo:

Ao clicar em Adicionar você deverá preeencher o campo do participante conforme descrito

É possível também realizar a submissão através de uma lista em arquivo do Excel no formato .XLSX o que permite inscrever 10 ou mesmo centenas de participantes sem muito esforço. É fundamental nesse caso atentar aos detalhes e especificidades da planilha.

Atualmente o SUAP conta com quatro tipos de participantes nos eventos: Organizador, Convidado, Palestrante e Participante . Cada um desses tipos de participação já tem um modelo (genérico) de certificado associado, só é necessário incluir um modelo se a intensão é personalizar o que será impresso. Com a exceção dos Participantes os demais tipos de participação só podem ser inscritos no evento pelos organizadores do evento. Os Participantes gerais do evento tem, em casos marcados na criação do evento, a possibilidade de se auto inscrever no evento, cabendo a comissão do evento apenas a confirmação da inscrição.

Quando alguém faz a inscrição do evento, sua participação fica condicionada a avaliação da inscrição. Quando a inscrição é feita pela coordenação do evento essa confirmação não é necessária.

Para mais detalhes sobre o certificado, clique aqui.

## 21. A confirmação de participação/presença/certificado

Para conformar a participação, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em Confirmar a Inscrição.

Para confirmar a presença, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em Confirmar Presença.

Para enviar os certificados por email ao(s) participante(s), basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em Enviar Certificado.

## 21.1 Confirmação de Avaliadores (pela Comissão Organizadora)

Caso haja a inscrição de avaliadores, seja ela realizada de maneira voluntária ou manual através da comissão organizadora, será necessário que a equipe organizadora do evento avalie se a inscrição está apta para exercer a função de avalidor(a). Para confirmar esta aptidão é necessário seguir o seguinte passo a passo.

Ir até a aba de "Avaliador de Trabalho", em seguida deverá selecionar quais participantes serão avaliadores, isso pode ser feito de maneira manual total ou individual. Feito isso, deverá clicar em "Enviar convite", e aguardar que o participante continue a ação conforme e-mail que será enviado para ele.

##

## 21.2 Confirmação de Avaliadores (pelo Participante inscrito como avaliador)

Após envio de convite pela Comissão Organizadora, o participante a Avaliador(a) deverá seguir o passo a passo enviado para ele, atráves do e-mail cadastrado na inscrição. Após recebimento do e-mail você deverá "Aceitar" ou "Recusar" o convite.

Após aceite do convite, um e-mail com a sua chave de acesso as avaliações será gerada.

O e-mail informando a sua chave de acesso acompanhará de instruções para o acesso. Guarde esta chave, você irá precisar dela para ter acesso a aba de avaliações.

## 22. Submissão de Trabalhos

Para permitir que o Evento tenha Submissão de trabalhos é imprescindível realizar todas as ações que a seção pede.

Para que a "Adição de Tipo de Participante: Avaliador de trabalho" não esteja como concluído, você deverá voltar para a edição do Evento e incluir "Avaliador de Trabalho" na sua aba de "Atividades" do evento (passo a passo no item 10)

###

### 23. Gerenciar Configurações

Para inserção de uma área temática ou modalidade é necessário que antes seja definida as configurações de Submissão e Avaliação. No Entanto, para que aconteça a submissão de trabalhos ao Evento, é necessário que a data de inicio da submissão seja dias anteriores ao inicio do evento.

Ao clicar em "Gerenciar configurações" você será direcionado a uma tela na qual deverá preencher sobre os dados de submissão e avaliação do evento.

Após isso, é possível adicionar as áreas temáticas.

Em vincular área temática você poderá escolher quais área poderão constar para submissão/avaliação no seu evento

Após escolha das áreas, clique em SALVAR

Após a vinculação da área temática, você poderá adicionar a modalidade do evento

#

Em "adicionar modalidade" você irá definir qual será o tipo de submissão de trabalhos ao seu evento

Ainda em "Adicionar Modalidade ao Evento" é possível escolher qual será o tipo de submissão, por texto ou por arquivo. Caso a submissão seja por texto, será possível limitar o texto por quantidade de palavras ou caracteres

Caso a submissão seja por arquivo, será possível especificar qual será o tipo de arquivo para a submissão (Imagem: jpg, jpeg, png / Arquivo zipado: zip / Vídeo: mp4, avi / OpenOffice Writer: odt / OpenOffice Calc: ods / Planilha: xls, xlsx / Áudio: mp3, wav, wma / Apresentação: ppt, pptx / Documento formatado: pdf / Texto: doc, docx, rtf) podenso ser mais de um Formato de Arquivo

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Após finalizado, seu checklist estará completo.

## 24. Realizando Submissão de Trabalhos

Na tela de login para acesso ao SUAP é possível visualizar a aba "Submissões".

Ao clicar em "submissões" você irá para a tela na qual deverá submeter seu trabalho de acordo com a área

Após escolha da área, você irá escolher qual será a forma de submissão, de acordo com a modalidade escolhida pela organização do evento

Após escolha da modalidade de submissão, você deverá preencher o formulário

Caso a submissão seja por arquivo, você deverá preencher conforme formulário da escolha

Caso a submissão seja por texto, você devrá preencher conforme formulário da escolha

Após preenchimento e envio da submissão, você receberá o "Comprovante de Submissão" no e-mail ao qual foi cadastrado na submissão.

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## 25. Realizando Avaliações de Trabalhos

Finalizada a parte de aceite para avaliações (item 21.2). A Comissão organizadora deverá indicar qual será a modalidade a qual o participante deverá realizar as avaliações. Essa ação poderá ser feita clicando em "Vincular modalidade"

Ao clicar em "Vincular Modalidade" uma nova aba abrirá, apresentando as informações de acordo com as modalidades previstas no evento.

Após finalização do vinculo do avaliador com a modalidade, a comissão organizadora deverá vincular o avaliador ao trabalho que ele irá avaliar, seguindo o seguinte passo a passo.

Ir até a aba "Trabalhos", escolher o projeto e clicar em "Vincular Avaliadores"

Após clicar em "vincular avaliadores" você visualizará os avaliadores disponiveis para avaliar o seu tipo de trabalho

Após finalizada a vinculação do avaliador, ele estará apto para avaliar os trabalhos.

Na tela de login para acesso ao SUAP você irá clicar na aba "Avaliações".

Ao clicar em "Avaliações", você irá para o calendário de eventos. Ao localizar o evento no qual irá avaliar trabalhos, você deverá clicá-lo.

Após clicar no seu evento, você deverá preencher o formulário conforme a sua autenticação. O e-mail ao qual deverá ser preenchido, será o e-mail que você colocou no ato da inscrição do evento (passo a passo no item 20) e deverá ser exatamente igual a escrita colococada, pois caso seja diferente o sistema não reconhecerá, a chave de acesso deverá consta no corpo do e-mail, enviado para o e-mail que você colocou na inscrição.

Após preenchimento do acesso, aparecerá os trabalhos aos quais o avaliador estará condicionado a avaliar.

Após leitura e analise do trabalho, o avaliador deverá clicar em "Avaliar" e colocar a nota da avaliação.

Ao indicar a nota, ela ficará disponivel para visualização.

Finalizada as avaliações dos trabalhos, estará disponivel para a comissão os resultados quanto aos trabalhos sem avaliação, aprovados e reprovados.

# References

- XWiki
- XWiki Extensions

Contents

- 1. A criação de um Evento
  - 2. Dados Gerais
    - Nome
    - Dimensão
    - Apresentação
    - Imagem
    - Site
  - 3. Coordenação e Organização
    - Coordenador
    - Campus
    - Setor
    - Organizadores
  - Eventos_3.6
  - 4. Inscrição
    - Início das inscrições
    - Fim das Inscrições
  - 5. Realização
    - Local
    - Hora de início (do evento)
    - Data de início (do evento)
    - Horário do Fim (do evento)
    - Data de fim (do evento)
  - 6. Configurações
    - Inscrição Online
    - Gera Certificado
    - Registrar Presença Online
    - Eventos_3.6
  - 7. Classificação
    - Localização
    - Espacialidades
    - Porte
    - Tipo
    - Público alvo
  - 8. Carga Horária
    - Eventos_3.6
  - 9. Financeiro
  - 10. Atividades
    - Eventos_3.6
    - Tipo de Atividade
    - Título
    - Data
    - Hora
    - Carga Horária
    - Limite de inscrições
  - 11. Tipo de participante
    - Tipo de Participação
    - Limite de inscrições
    - Modelo de certificado
      - Ao fim dos preenchimento desses campos basta clicar no SALVAR.
- 12. A aprovação do evento
  - 13. Deferir
  - 14. Devolver
  - 15. Submeter um evento, após ele ser devolvido
  - 16. Indeferir
  - 17. Suspender
  - 18. Remover Suspensão de Evento
- 19. O registro do evento
  - 20. A inscrição dos participantes
  - Inscrição On-line
    - Inscrição feita pela organização do evento
  - 21. A confirmação de participação/presença/certificado
  - 21.1 Confirmação de Avaliadores (pela Comissão Organizadora)
  - Eventos_3.6
  - 21.2 Confirmação de Avaliadores (pelo Participante inscrito como avaliador)
  - 22. Submissão de Trabalhos
    - Eventos_3.6
    - 23. Gerenciar Configurações
- Eventos_3.6
- Eventos_3.6
  - 24. Realizando Submissão de Trabalhos
  - Eventos_3.6
  - 25. Realizando Avaliações de Trabalhos
- References

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Criado por magnooliveira em 24/05/2024, 09:48
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