Eventos

1

(% class="row" %)

2

(((

3

(% class="col-xs-12 col-sm-8" %)

4

(((

5

(% class="jumbotron" %)

6

(((

7

(% class="container" %)

8

(((

9

A funcionalidade **Eventos** do SUAP está disponível para fins de registro e certificação dos participantes, quando necessário. Os eventos podem ser relacionado a várias áreas institucionais: Ensino, Pesquisa, Extensão, Gestão de pessoas e Gestão.

10

11

Esse sistema não é capaz de lidar com submissão de obras ou trabalhos e nem gera um ambiente, de fato, para o evento. Serve para registro das participações e para inscrição do público alvo, com a possibilidade do próprio participante se inscrever, se assim for configurado pelo Coordenador do Evento.

)))

)))

= **A criação de um EVENTO** =

16

17

Para cadastrar um evento, acesse **COMUNICAÇÃO SOCIAL :: Eventos ** e clique no botão adicionar evento. Não é necessário nenhuma permissão especial para isso. Todos os servidores devem ser capazes de realizar essa etapa, que precisará passar por um processo de avaliação do evento proposto.

18

19

20

[[image:criar_evento.png]]

21

22

23

Será aberto um formulário com várias informações que são fundamenteis para para entendimento do evento. Abaixo uma imagem do formulário e explicação de cada um dos campos.

== **DADOS GERAIS** ==

28

29

30

[[image:1717510052926-434.png||height="937" width="849"]]

=== Nome ===

Nesse campo deve ser informado o nome do evento, da forma como deverá ser divulgado e da mesma forma como isso será impresso nos certificados.

=== Dimensão ===

Esse campo se refere a qual área o evento (Tecnologia da Insformação, Gestão, Desenvolvimento Institucional, Internacionalização, Ensino, Recursos Humanos, Extensão, Pesquisa) se relaciona. Temos nesse momento 8 áreas mapeadas, cada um com seu próprio fluxo para avaliação dos eventos. Ao definir a dimensão, define-se também quem irá fazer a análise e quais regras esse edital deverá ser submetido na avaliação.

=== Apresentação ===

Nesse campo deverá ser descrito o evento, de forma clara. Esse campo será utilizado na visualização do evento tanto na lista interna quanto no momento da inscrição, caso o curso tenha opção de inscrição online aberta ao público.

=== Imagem ===

Esse campo é opcional e servirá para carregar uma imagem a ser exibida junto com a apresentação do evento.

=== Site ===

Esse campo é mais um campo opcional e servirá para indicar um possível site do evento, que pode, por exemplo, ter mais informações sobre o evento.

52

53

==

54

**Coordenação e Organização** ==

55

56

Nesta seção serão informados o Coordenador, os organizadores, o campus responsável. Também é possível informar um setor, na organização do evento, se será possível inscrição online, pelos participantes e se o evento irá gerar certificados.

57

58

[[image:1717510251011-626.png||height="374" width="849"]]

=== Coordenador ===

Nesse campo será informado o coordenador do evento. Esse campo é obrigatório e apenas uma pessoa pode ser coordenadora do evento.

=== Campus ===

Aqui é preciso informar qual campus responsável pela organização do evento. É importante lembrar que esse será o campus que irá avaliar o evento pode deferi-lo ou não.

=== Setor ===

Informa , opcionalmente, qual setor está organizando o evento.

72

73

=== Organizadores ===

74

75

Lista aqui os participantes da organização do evento.

== ==

== **Inscrição** ==

Nesta seção serão informados o Coordenador, os organizadores, o campus responsável. Também é possível informar um setor, na organização do evento, se será possível inscrição online, pelos participantes e se o evento irá gerar certificados.

82

83

[[image:1717505224970-521.png||height="212" width="847"]]

84

85

=== Início das inscrições ===

86

87

Esse campo serve para parametrizar as inscrições, quando o evento permitir que haja inscrição por parte do público alvo. Nessa data, o SUAP irá permitir a inscrição numa seção pública e acessível mesmo sem login.

88

89

=== Fim das Inscrições ===

90

91

Informa quando devem ser encerradas as inscrições no SUAP para novos participantes.

92

93

Uma observação importante sobre essas datas é que, mesmo sendo campos obrigatórios, só si aplicam a inscrições feitas pelo público. O coordenador do evento pode inscrever participantes a qualquer tempo.

== **Realização** ==

Nessa seção serão definidas informações sobre data e local da realização do do evento.

99

100

101

[[image:1717505434165-442.png||height="290" width="850"]]

=== Local ===

Nesse campo deverá ser informando onde o evento ocorrerá. Por exemplo: O evento pode ocorrer num campus, em um endereço específico ou ainda pode ter um endereço online para realização do evento, como uma plataforma de conferências como o webconf da RNP.

107

108

=== Hora de início (do evento) ===

109

110

Informa a hora que o evento iniciará.

111

112

=== Data de início (do evento) ===

113

114

Informa a data que o evento começará. Essa informação é importante para os inscritos e poderá ser impressa no certificado do evento.

115

116

=== Horário do Fim (do evento) ===

117

118

Informa a hora que o evento terminará.

119

120

=== Data de fim (do evento) ===

121

122

Informa a o dia que o evento termina. Esse campo não é obrigatório.

123

124

125

== **Configurações** ==

126

127

Nessa seção serão definidas informações sobre o modelo do evento

128

129

.[[image:1717505584994-994.png||height="328" width="850"]](% style="display:none" %)

130

131

=== Inscrição Online ===

132

133

Ao marcar essa opção, durante o período determinado nas opções anteriores de data de início e fim das inscrições.

134

135

=== Gera Certificado ===

136

137

Informa se esse vento irá gerar certificado.

138

139

=== Registrar Presença Online ===

140

141

Caso deseje que os próprios inscritos possam registrar presença através de um e-mail enviado pelo coordenador/organizador

=== ===

== **Classificação** ==

146

147

A seção de classificação é composta de dados obrigatórios e que servem para gerar estatísticas e classificar o evento.

148

149

150

[[image:1717510314994-644.png||height="1114" width="848"]]

=== Localização ===

Nesse campo você deverá informar qual o modelo de local da abrangência do evento. É necessário escolher apenas um.

156

157

=== Espacialidades ===

158

159

Nesse campo você deverá informar qual o ambiente de abrangência do evento. É necessário escolher apenas um.

=== Porte ===

Nesse campo você deverá informar quanto ao nivel de porte do evento. É necessário escolher apenas um.

=== Tipo ===

Nesse campo você deverá informar o tipo do evento. É necessário escolher apenas um.

=== Público alvo ===

Aqui você pode definir o publico alvo do seu evento e pode marcar mais de uma categoria.

172

173

174

== **Carga Horária** ==

175

176

Nesse campo, você poderá informar qual a Carga Horária da realização do evento.

177

178

=== [[image:1717519810887-455.png||height="153" width="848"]] ===

179

180

(% class="wikigeneratedid" %)

== ==

== **Financeiro** ==

Nesse campo, você poderá informar o valor envolvido na realização do evento. Esse campo é opcional e ajuda a ter uma visão geral sobre os recursos usado para evento

186

187

[[image:1717506425795-770.png||height="153" width="853"]]

188

189

(% class="wikigeneratedid" %)

== ==

== **Atividades** ==

Essa seção é usada para definir os tipos de atividades que serão desenvolvidas durante o evento. Ainda é possível ter mais de 1 opção de atividade, clicando em "Adicionar outro(a) Atividade".

195

196

=== [[image:1717506489284-496.png||height="488" width="851"]] ===

197

198

=== Tipo de Atividade ===

199

200

O tipo de atividade deverá ser descrita conforme o evento a ser elaborado.

=== Título ===

Informa qual o tipo de atividade a ser preeenchida.

=== Data ===

Informar qual a data para o tipo de atividade a ser preeenchida.

=== Hora ===

Informar qual a hora para o tipo de atividade a ser preeenchida.

213

214

=== Carga Horária ===

215

216

Informar qual a carga horária para o tipo de atividade a ser preeenchida.

217

218

=== Limite de inscrições ===

219

220

Informar caso haja necessidade de limite de participantes para a atividade a ser desenvolvida

221

222

223

== **Tipo de participante** ==

224

225

Essa seção é usada para definir os tipos de participantes, além de opcionalmente permitir a inclusão de um modelo personalizado de certificado e limites de participação, por tipo de participante.

226

227

[[image:1717511244022-555.png||height="412" width="850"]]

228

229

=== Tipo de Participação ===

230

231

O tipo de participação deverá ser descrita conforme atividades do evento a ser elaborado.

232

233

=== Limite de inscrições ===

234

235

Informar caso haja necessidade de limite de participantes para a atividade a ser desenvolvida

236

237

=== Modelo de certificado ===

238

239

O modelo de certificado deverá seguir conforme as especificações:

240

241

**Tamanho máximo permitido:** 10.0 MB

242

**Os tipos de arquivos permitidos são:** .docx

243

**O arquivo de modelo deve ser um arquivo .docx contendo as marcações** #INSTITUICAO#, #NOMEDOPARTICIPANTE#, #TIPODOPARTICIPANTE#, #TIPOPARTICIPACAO#, #PARTICIPANTE#, #CPF#, #NOMEDOEVENTO#, #EVENTO#, #ATIVIDADES#, #LOCAL#, #CAMPUS#, #CARGAHORARIA#, #DATAINICIALADATAFINAL#, #PERIODOREALIZACAO#, #SETORRESPONSAVEL#, #CIDADE#, #UF#, #DATAEMISSAO#, #DATA#, #CODIGOVERIFICADOR#. Não preencher caso deseje utilizar o modelo padrão.

244

245

246

No mínimo, todo evento dever ter o tipo **Participante**, podem ter mais de um tipo de participação. Cada tipo de participação permite configurar o **limite de inscrições** e o **modelo de certificado**, caso se deseje usar um modelo personalizado para o evento. O campo **Apagar?** deve ser marcado apenas na edição de um evento, caso se deseje remover uma categoria de participante.

247

248

(% class="box successmessage" %)

249

(((

250

Ao fim dos preenchimento desses campos basta clicar no **SALVAR**.

251

)))

252

253

[[image:1717513217998-491.png||height="1063" width="856"]]

254

255

256

(% class="box successmessage" %)

257

(((

258

**Após Salvamento, o evento será criado e estará no aguardo da aprovação.**

)))

= A aprovação do evento =

263

264

Um evento criado só pode ser operacionalizado no sistema após a **avaliação**, que é feita pelo membro enquadrado na dimensão indicado no cadastro do evento (Tecnologia da Insformação, Gestão, Desenvolvimento Institucional, Internacionalização, Ensino, Recursos Humanos, Extensão, Pesquisa). **Exemplo: Qualquer pessoa que esteja lotada pelo SUAP na Equipe (seja Pesquisa, ou Extensão)**.

265

266

Na tela inicial dos aprovadores irá aparecer um quadro com uma notificação a respeito.

267

268

269

[[image:evento_quadro_aprovar.png]]

270

271

272

Ao clicar no quadro o avaliador do evento será conduzido a uma pagina com a lista de eventos pendentes de avaliação.

[[image:evento_lista.png]]

277

278

Nessa tela basta clicar na no simbolo da lupa para poder visualizar as informações do evento e interagir com ele. São possíveis ao avaliador 4 ações: **ou** **Deferir, ou Devolver, ou Indeferir ou Suspender.**

279

280

281

**[[image:evento_acoes.png]]**

== **Deferir** ==

Esse é o processo mais simples no sistema. Basta clicar no botão DEFERIR o evento já estará liberado para operacionalização. Simples a nível de sistemas. Os critérios para avaliação serão definidos pelas dimensões (Ensino, Pesquisa, Extensão...). Por exemplo, na Extensão já existe os editais de fluxo contínuo para cadastro de eventos, com todo o processo de aprovação. Nesse caso o sistema passa a ser um local para o registro do evento.

287

288

Caso o evento tenha sido deferido por engano ainda é possível desfazer a aprovação.

289

290

[[image:evento_acoes_deferir_desfazer.png]]

291

292

293

Basta clicar no botão **CANCELAR AVALIAÇÃO** e o evento volta aguardar avaliação.

== **Devolver** ==

Caso o evento preciso de algum ajuste para aprovação ele pode ser devolvido. Basta clicar no botão **DEVOLVER**. Será aberta uma tela para que você justifique a devolução. Nesse momento é possível explicar o que precisa ser corrigido para que o evento seja aprovado.

298

299

300

[[image:evento_acoes_devolver.png]]

301

302

303

== **Submeter um evento, após ele ser devolvido** ==

304

305

Nesse momento o evento pode ser editado e/ou re-submetido pelo coordenador do evento. É importante atentar para justificativa da devolução para que sejam feitas as correções que se façam necessárias. Re-submeter sem alterações pode levar o evento a ser devolvido ou indeferido.

306

307

Esse procedimento reinicia o ciclo normal de avaliação, dentro do sistema.

308

309

[[image:evento_acoes_deferir_desfazer_resubmeter.png]]

== **Indeferir** ==

Ao julgar que o evento deve ser indeferido, o avaliador deverá clicar no botão **INDEFERIR** e informar o motivo. Nesse caso, vale lembrar que cada dimensão (Ensino, Pesquisa, Extensão, etc...) pode adotar critérios para análise dos eventos.

315

316

317

[[image:evento_acoes_indeferir_indefirido.png]]

318

319

O situação do evento passará a ser **INDEFERIDO ** e o motivo está exposto no evento. Caso tenha sido um equívoco, é possível desfazer o indeferimento clicando no botão **CANCELAR AVALIAÇÃO** e o evento volta ao estado inicial.

== **Suspender** ==

A qualquer tempo, aprovado ou não, o evento pode ser suspenso por uma avaliador, sendo que é obrigatório a informação de uma justificativa para a suspensão. Para isso basta clicar no botão **SUSPENDER EVENTO.**

324

325

[[image:evento_acoes_suspender.png]]

326

327

328

== **Remover Suspensão de Evento** ==

329

330

Caso seja necessário, uma suspensão de evento pode ser removida, bastando para isso clicar no botão **CANCELAR SUSPENSÃO** e informar uma justificativa para o cancelamento da suspensão.

331

332

[[image:evento_acoes_suspender_cancelar_suspensao.png]]

333

334

335

= **O registro do evento** =

336

337

Com o evento aprovado (deferido) passa-se ao ato de registrar sua ocorrência. A parte inferior do cadastro do evento tem um quadro que agrupa todas as ações e informações: As abas **Coordenação** e **Classificação** tem dados apenas para consulta. A aba **Histórico** registra o processo de aprovação do evento e as possíveis idas e vindas.

338

339

As abas de participação (Organizador, Participante, Convidado, Palestrante, ou ainda outros papéis a serem criados são semelhantes em funcionamento e servem para registro e acompanhamento.

340

341

342

[[image:evento_participantes_participacoes.png]]

343

344

345

== **A inscrição dos participantes** ==

346

347

A o registro da participação do evento pode se dar como participante ou como parte do evento (convidados, palestrantes, etc). Apenas os participantes podem se inscrever, caso seja habilitado nas definições do evento. Mas de forma geral, o processamento das informações é bem simililar.

348

349

350

=== **Inscrição On-line** ===

351

352

(% class="box warningmessage" %)

353

(((

354

**Na tela de login para acesso ao SUAP é possível visualizar a aba "Inscrições". **

)))

[[image:1717521772767-369.png||height="725" width="843"]]

359

360

361

(% class="box warningmessage" %)

362

(((

363

**O Evento em questão, estará disponivel conforme elaborado. **

364

)))

365

366

[[image:1717521992600-784.png||height="808" width="802"]]

367

368

(% class="box warningmessage" %)

369

(((

370

**Ao clicar em "Realizar Inscrição" você será direcionado para o template de inscrição do evento. Ao qual você deverá se inscrever conforme a sua participação no evento.**

371

)))

372

373

[[image:1717522224509-933.png||height="487" width="815"]][[image:1717522253749-178.png||height="1007" width="809"]]

374

375

[[image:1717522277233-975.png||height="823" width="810"]]

376

377

378

=== Inscrição feita pela organização do evento ===

379

380

Essa opção é muito útil quando se precisa incluir um ou alguns poucos participantes, seja porque é um evento com poucos participantes ou por precisar inscrever alguém após carregar a lista de participantes. Para isso, é necessário apenas preencher uns poucos campos.

381

382

(% class="box warningmessage" %)

383

(((

384

Para inscrição manual você deverá seguir o seguinte passo a passo:

)))

[[image:1717522975498-851.png||height="561" width="854"]]

389

390

[[image:1717523017198-994.png||height="964" width="708"]]

391

392

393

(% class="box warningmessage" %)

394

(((

395

É possível também realizar a submissão através de uma lista em arquivo do Excel no formato **.XLSX **o que permite inscrever 10 ou mesmo centenas de participantes sem muito esforço. É fundamental nesse caso atentar aos detalhes e especificidades da planilha.

396

)))

397

398

[[image:1717523339642-606.png||height="186" width="809"]]

399

400

[[image:1717523166655-143.png||height="293" width="707"]]

401

402

403

(% class="wikigeneratedid" id="HTipodeparticipaE7E3o" %)

404

Atualmente o SUAP conta com quatro tipos de participantes nos eventos: **Organizador**, **Convidado**, **Palestrante** e **Participante** . Cada um desses tipos de participação já tem um modelo (genérico) de certificado associado, só é necessário incluir um modelo se a intensão é personalizar o que será impresso. Com a exceção dos **Participantes** os demais tipos de participação só podem ser inscritos no evento pelos organizadores do evento. Os **Participantes** gerais do evento tem, em casos marcados na criação do evento, a possibilidade de se auto inscrever no evento, cabendo a comissão do evento apenas a confirmação da inscrição.

405

406

(% class="box warningmessage" %)

407

(((

408

Atualmente o sistema está com um problema: ele fala que enviou em email confirmando a inscrição, mas não está enviando esse email. isso deverá ser corrigido futuramente.

409

)))

410

411

Quando alguém faz a inscrição do evento, sua participação fica condicionada a avaliação da inscrição. Quando a inscrição é feita pela coordenação do evento essa confirmação não é necessária.

412

413

414

== **A confirmação de participação/presença/certificado** ==

415

416

Para conformar a participação, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em **Confirmar a Inscrição**.

417

418

Para confirmar a presença, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em **Confirmar Presença**.

419

420

Para enviar os certificados por email ao(s) participante(s), basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em **Enviar Certificado**.

[[image:evento_participantes_acoes.png]]

425

426

427

Para mais detalhes sobre o [[certificado>>Wikis.DGTI.CODES.Sistemas.SUAP.Eventos.certificado.WebHome]], clique aqui.

428

429

430