Para cadastrar um evento, acesse COMUNICAÇÃO SOCIAL :: Eventos  e clique no botão adicionar evento. Não é necessário nenhuma permissão especial para isso. Todos os servidores devem ser capazes de realizar essa etapa, que precisará passar por um processo de avaliação do evento proposto.

Será aberto um formulário com várias informações que são fundamentais para o entendimento do evento. Abaixo uma imagem do formulário e explicação de cada um dos campos.

Nessa seção será informado os organizadores do evento.

Nessa campo será informado o coordenador do Evento. Esse campo é obrigatório. Mais de uma pessoa (servidor) pode ser coordenadora do evento.

Nessa seção serão definidas informações sobre data e local da realização do evento.

Nessa seção será definida data para inscrição do evento.

Nessa seção serão definidas informações sobre o modelo do evento.

Nesse campo, você poderá informar qual a carga horária total da realização do evento.

A seção de classificação é composta de dados obrigatórios e que servem para gerar estatísticas e classificar o evento.

Essa seção é usada para definir os tipos de atividades que serão desenvolvidas durante o evento. Ainda é possível ter mais de 1 opção de atividade, clicando em "Adicionar outro(a) Atividade".

Essa seção é usada para definir os tipos de participantes, além de opcionalmente permitir a inclusão de um modelo personalizado de certificado e limites de participação, por tipo de participante.

Ao fim do preenchimento desses campos basta clicar no “SALVAR” no final da página.

Após o salvamento, deverá aguardar pelo o deferimento do evento.

Um evento criado só pode ser operacionalizado no sistema após a avaliação, que é feita pelo Membro enquadrado na dimensão indicado no cadastro do evento (Tecnologia da Informação, Gestão, Desenvolvimento Institucional, Internacionalização, Ensino, Recursos Humanos, Extensão, Pesquisa). Exemplo: Qualquer pessoa que esteja lotada pelo SUAP na Equipe (seja Pesquisa, ou Extensão).  Na tela inicial dos aprovadores irá aparecer um quadro com uma notificação a respeito.

Ao clicar no quadro o avaliador do evento será conduzido a uma página com a lista de eventos pendentes de avaliação.

Nessa tela basta clicar no “olho” para poder visualizar as informações do evento e interagir com ele.

Um evento que esteja aguardando aprovação ficará com o status de “Inativo”. São possíveis ao avaliador 5 ações: deferir, indeferir, devolver, cancelar, inativar

Esse é o processo mais simples no sistema. Basta clicar no botão “DEFERIR” o evento já estará liberado para operacionalização. Simples a nível de sistemas. Os critérios para avaliação serão definidos pelas dimensões (Ensino, Pesquisa, Extensão...). Por exemplo, na Extensão já existe os editais de fluxo contínuo para cadastro de eventos, com todo o processo de aprovação. Nesse caso o sistema passa a ser um local para o registro do evento. Caso o evento tenha sido deferido por engano ainda é possível desfazer a aprovação.

Basta clicar no botão “CANCELAR AVALIAÇÃO” e o evento volta aguardar avaliação.

Ao julgar que o evento deve ser indeferido, o avaliador deverá clicar no botão “INDEFERIR” e informar o motivo. Nesse caso, vale lembrar que cada dimensão (Ensino, Pesquisa, Extensão, etc...) pode adotar critérios para análise dos eventos.

Caso tenha sido um equívoco, é possível desfazer o indeferimento clicando no botão “CANCELAR AVALIAÇÃO” e o evento volta ao estado inicial.

Caso o evento precise de algum ajuste para aprovação ele pode ser devolvido. Basta clicar no botão “DEVOLVER” Será aberta uma tela para que você justifique a devolução. Nesse momento é possível explicar o que precisa ser corrigido para que o evento seja aprovado.

Nesse momento o evento pode ser editado e/ou re-submetido pelo coordenador do evento. É importante atentar para justificativa da devolução para que sejam feitas as correções que se façam necessárias. Re-submeter sem alterações pode levar o evento a ser devolvido ou indeferido. Esse procedimento reinicia o ciclo normal de avaliação, dentro do sistema.

Após deferido, o evento pode ser suspenso por uma avaliador, sendo que é obrigatório a informação de uma justificativa para a  suspensão. Para isso basta clicar no botão “INATIVAR”.

Caso seja necessário, uma suspensão de evento pode ser removida, bastando para isso clicar no botão “ATIVAR” e informar uma justificativa para o cancelamento da suspensão.

Após o deferimento o evento está pronto para que seja concluída sua configuração. Nesta etapa o Gerenciamento das atividades e ações acontece dentro do próprio evento. A parte inferior do cadastro do evento tem um quadro que agrupa todas as ações e informações necessárias a melhor organização do evento.

Na aba “detalhamento” é possível inserir os tipos de participantes do evento. Essa opção é muito útil quando se precisa incluir um ou alguns participantes, seja porque é um evento com poucos participantes ou por precisar inscrever alguém após carregar a lista de participantes.         Observação: Devem ser cadastrados aqui todos os tipos de participantes que se deseja certificar. 

Ao clicar em “Adicionar” você deverá preencher o campo do participante conforme descrito.

Quando alguém faz a inscrição do evento, sua participação fica condicionada a avaliação da inscrição. Quando a inscrição é feita pela coordenação do evento essa confirmação não é necessária. 

É possível editar os dados dos participantes, caso tenha necessidade, basta clicar no “LÁPIS”

É possível também realizar a submissão através de uma lista em arquivo do Excel no formato .XLSX o que permite inscrever 10 ou mesmo centenas de participantes sem muito esforço. É fundamental nesse caso atentar aos detalhes e especificidades da planilha. Tamanho máximo permitido: 10.0 MB. Os tipos de arquivos permitidos são: .xlsx
O arquivo deve ser no formato "xlsx", sem cabeçalho, contendo as seguintes colunas: CPF, Nome, E-mail, Perfil e Telefone. A coluna Perfil aceita as seguintes opções: Aluno, Servidor, Público Externo, Pai ou Responsável, Empresário, Gestor, Prestador de Serviço, Estagiário e Bolsista.

Para importar uma planilha com a lista de participantes deverá clicar em “Importar” 

Ao clicar em “Importar”, uma nova aba abrirá para seleção do arquivo, clique em “Escolher arquivo”, faça a seleção do arquivo,  e depois clicar em “Enviar

Para confirmar a participação, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em “Confirmar a Inscrição”

Para confirmar a presença, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em “Confirmar Presença”

Para enviar os certificados por e-mail ao(s) participante(s), basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em  “Enviar Certificado”

Para enviar link para registro de presença por e-mail ao(s) participante(s), basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participantes e clicar em “Enviar Link para Registro de Presença”

Caso haja a inscrição de avaliadores, seja ela realizada de maneira voluntária ou manual através da comissão organizadora, será necessária que a equipe organizadora do evento avalie se a inscrição está apta para exercer a função de avaliador(a). Para confirmar esta aptidão é necessário seguir o seguinte passo a passo.

Ir até a aba de “avaliador de trabalho”, em seguida deverá selecionar quais participantes serão avaliadores, isso pode ser feito de maneira manual total
Ou individual. Feito isso, deverá clicar em “Enviar convite”, e aguardar que o participante continue a ação conforme e-mail que será enviado para ele.

Após envio de convite pela comissão Organizadora, o participante a Avaliador (a) deverá seguir o passo a passo enviado para ele, através do e-mail cadastrado na 
Inscrição. Após o recebimento do e-mail você deverá “Aceitar” ou “Recusar” o convite. 

Após aceite do convite, um e-mail com a sua chave de acesso as avaliações será gerada.

O e-mail informando a sua chave de acesso acompanhará de instruções para o acesso. Guarde esta chave, você irá precisar dela para ter acesso aba de avaliações. 

Finalizada a parte de aceite para avaliações. A comissão organizadora deverá indicar qual será a modalidade a qual o participante deverá realizar as avaliações. Essa ação poderá ser feita clicando em “Vincular modalidade”.

Ao clicar em “Vincular Modalidade” uma nova aba abrirá, apresentando as informações de acordo com as modalidades previstas no evento.

As atividades cadastradas no evento comporão a programação e aparecerão no formulário de inscrições com a possibilidade de inscrição por atividade por parte dos participantes. 

Exibe as atividades cadastradas para aquele evento. 

Permite o envio e avaliação de trabalhos para eventos científicos.

Para o cadastro das submissões de trabalhos o coordenador do evento e / ou os organizadores precisam configurar internamente o sistema. O checklist precisa ser seguido para que o sistema “entenda” qual será a forma de fazer a seleção e avaliação dos trabalhos. 

Ao clicar em “Gerenciar configurações” você sera direcionado a uma tela na qual deverá preencher sobre os dados de submissão e avaliação. 

Após isso, é possível adicionar as áreas temáticas.

Em “vincular área temática” você poderá escolher quais áreas poderão constar para subsmissão/avaliação no seu evento.

Após escolha das áreas, clique em SALVAR 

Após a vinculação da área temática, você poderá adicionar a modalidade do evento.

Em “Adicionar modalidade” você irá definir qual será o tipo de submissão de trabalhos ao seu evento.

Após cadastrar uma modalidade ainda é possível editá-lo, basta clicar no “LÁPIS”

Todas as etapas avaliativas precisam ter critérios de avaliação e desempate.

Após finalizado, seu checklist estará completo

O módulo tem por base perguntas de resposta obrigatória para o formulário de inscrições. Mas é possível cadastrar perguntas específicas, de acordo com a necessidade do organizador. Para isso basta configurar essas perguntas na aba formulário de inscrição.

Ao clicar em “ADICIONAR PERGUNTA” o organizador consegue cadastrar perguntas e respostas que podem ser subjetivas, objetivas, de múltiplas escolhas, para os participantes.
Importante é correlacionar a ordem de cadastro da pergunta a ordem de cadastro das respostas

Exemplo de um formulário com perguntas cadastrada pela organização do evento.

O organizador do evento consegue ter acesso as respostas dentro do próprio sistema clicando em “VISUALIZAR RESPOSTAS”.

Registro para o futuro do evento, fotos,vídeos, anexos, divulgação.

Na aba “Fotos” é possível adicionar fotos do evento. Basta clicar em “Adicionar Foto”

Após clicar em “Adicionar Foto”, abrirá uma nova aba para seleção do arquivo. Basta clicar em “Escolher Arquivo” , depois clicar em “SALVAR”
A foto deverá ter tamanho máximo permitido: 10.0 MB. Os tipos de arquivos permitidos são: .jpeg, .jpg, .png

Na aba “Video” é possível cadastrar uma URL de video do youtube. Basta clicar em “Adicionar Vídeo”. Na nova tela que abrirá informar a URL do vídeo, depois clicar em “SALVAR”

Aba “Anexos” caso tenha necessidade de anexar algum arquivo. Basta clicar em “Adicionar Anexo”, Na aba nova que abrirá clicar em “Escolher Arquivo”, depois em “SALVAR”

Na Aba "Divulgação" algumas orientações para o planejamento e/ou facilitar o processo de divulgação do evento.

O registro de participação do evento pode se dar como participante ou como parte do evento (convidados, palestrantes, etc). Apenas os participantes podem se inscrever, caso seja habilitado nas definições do evento. A inscrição pode ser realizada atráves de link ou Qr Code fornecidos pela comissão Organizadora do Evento (indicado na imagem abaixo).

A inscrição também pode ser através do link comum do SUAP. Nesse caso o processamento das informações é bem similar. 

Na tela de login para acesso ao SUAP é possível visualizar a aba "Eventos"

Ao clicar em “Eventos” você irá para a tela de Eventos.

O Evento em questão estará disponível conforme elaborado. Ao clicar em “Inscrever-se” você será direcionado para o template de inscrição do evento. Ao qual deverá se inscrever conforme a sua participação no evento.

Atenção a escrita do e-mail no momento da inscrição, pois será o login para os avaliadores.

As atividades cadastradas no evento comporão a programação e aparecerão no formulário de inscrições com a possibilidade de inscrição por atividade por parte
dos participantes

Após preencher o formulário sua inscrição estará realizada.

Na tela de login para acesso ao SUAP é possível visualizar a aba “Eventos”.

Ao clicar em “Eventos” você irá para a tela de Eventos.

Na tela de “Eventos” você deverá localizar o Evento que deseja participar e clicar em “Acessar evento”

Na tela do Evento clicar em “Submeter trabalho”

Ao clicar em “Submeter trabalho” você irá para a tela na qual deverá submeter seu trabalho de acordo com a área.

Após escolha da área, você irá escolher qual será a forma de submissão, de acordo com a modalidade escolhida pela organização do evento.

Após escolha da modalidade de submissão, você deverá preencher o formulário.

Caso a submissão seja por arquivo, você deverá preencher conforme formulário de escolha.

Caso a submissão seja por texto, você deverá preencher conforme formulário de escolha.

Após preenchimento e envio da submissão, você receberá o “comprovante de submissão” no e-mail ao qual foi cadastrado na submissão.

Na aba “trabalhos”, o coordenador gerencia a distribuição e avaliação dos trabalhos.

Aqui é possível visualizar os trabalhos submetidos,vinculá-los a avaliadores, verificar se já foram avaliados e ver os detalhes das avaliações.

A comissão organizadora deverá vincular o avaliador ao trabalho que ele irá avaliar, seguindo o seguinte passo a passo. Ir até a aba “Trabalhos”, escolher o projeto e clicar em “Vincular Avaliadores”

Após clicar em “Vincular Avaliadores” você visualizara os avaliadores disponíveis para avaliar seu tipo de trabalho. 

Após finalizada a vinculação do avaliador, estará apto para avaliar os trabalhos.

Na tela de login para acesso ao SUAP você irá clicar em “Eventos”

Na tela de Eventos você deverá localizar o Evento que está participando e clicar em "Acessar evento"

Após clicar em “Avaliar Trabalhos”, você deverá preencher o formulário conforme a sua autenticação. O e-mail ao qual deverá ser preenchido, será o e-mail que você colocou no ato da inscrição do evento e deverá ser exatamente igual a escrita colocada, pois caso seja diferente o sistema não reconhecerá, a chave de acesso deverá consta no corpo do e-mail, enviado para o e-mail que você colocou na inscrição. 

Após preenchimento do acesso, aparecerá os trabalhos aos quais o avaliador estará condicionado a avaliar.

Após leitura e analise do trabalho, o avaliador deverá clicar em “Avaliar” e colocar a nota da avaliação. 

O campo “Observação” é Visível ao autor. Esse campo é obrigatório caso o somatório das notas seja ‘0’.

Tela para o avaliador após realizar avaliação. Ainda é possível “zerar” a nota de um trabalho, após realizada a avaliação.

Finalizada as avaliações dos trabalhos, estará disponível para a comissão os resultados quanto aos trabalhos sem avaliação, pendente de avaliação, aprovados, 
reprovados