Para cadastrar um evento, acesse COMUNICAÇÃO SOCIAL :: Eventos  e clique no botão adicionar evento. Não é necessário nenhuma permissão especial para isso. Todos os servidores devem ser capazes de realizar essa etapa, que precisará passar por um processo de avaliação do evento proposto.

Será aberto um formulário com várias informações que são fundamenteis para para entendimento do evento. Abaixo uma imagem do formulário e explicação de cada um dos campos.

Nesta seção serão informados o Coordenador, os organizadores, o campus responsável. Também é possível informar um setor, na organização do evento, se será possível inscrição online, pelos participantes e se o evento irá gerar certificados.

Nesta seção serão informados o Coordenador, os organizadores, o campus responsável. Também é possível informar um setor, na organização do evento, se será possível inscrição online, pelos participantes e se o evento irá gerar certificados.

Nessa seção serão definidas informações sobre data e local da realização do do evento.

Nessa seção serão definidas informações sobre o modelo do evento

A seção de classificação é composta de dados obrigatórios e que servem para gerar estatísticas e classificar o evento.

Nesse campo, você poderá informar qual a Carga Horária da realização do evento. 

Nesse campo, você poderá informar o valor envolvido na realização do evento. Esse campo é opcional e ajuda a ter uma visão geral sobre os recursos usado para evento

Essa seção é usada para definir os tipos de atividades que serão desenvolvidas durante o evento. Ainda é possível ter mais de 1 opção de atividade, clicando em "Adicionar outro(a) Atividade".

Essa seção é usada para definir os tipos de participantes, além de opcionalmente permitir a inclusão de um modelo personalizado de certificado e limites de participação, por tipo de participante.

No mínimo, todo evento dever ter o tipo Participante, podem ter mais de um tipo de participação. Cada tipo de participação permite configurar o limite de inscrições e o modelo de certificado, caso se deseje usar um modelo personalizado para o evento. O campo Apagar? deve ser marcado apenas na edição de um evento, caso se deseje remover uma categoria de participante.

Um evento criado só pode ser operacionalizado no sistema após a avaliação, que é feita pelo membro enquadrado na dimensão indicado no cadastro do evento (Tecnologia da Insformação, Gestão, Desenvolvimento Institucional, Internacionalização, Ensino, Recursos Humanos, Extensão, Pesquisa). Exemplo: Qualquer pessoa que esteja lotada pelo SUAP na Equipe (seja Pesquisa, ou Extensão).  Na tela inicial dos aprovadores irá aparecer um quadro com uma notificação a respeito.

Ao clicar no quadro o avaliador do evento será conduzido a uma pagina com a lista de eventos pendentes de avaliação.

Nessa tela basta clicar na no simbolo da lupa para poder visualizar as informações do evento e interagir com ele. São possíveis ao avaliador 4 ações: ou Deferir, ou Devolver, ou Indeferir ou Suspender.

Esse é o processo mais simples no sistema. Basta clicar no botão DEFERIR o evento já estará liberado para operacionalização. Simples a nível de sistemas. Os critérios para avaliação serão definidos pelas dimensões (Ensino, Pesquisa, Extensão...). Por exemplo, na Extensão já existe os editais de fluxo contínuo para cadastro de eventos, com todo o processo de aprovação. Nesse caso o sistema passa a ser um local para o registro do evento. Caso o evento tenha sido deferido por engano ainda é possível desfazer a aprovação.

Basta clicar no botão CANCELAR AVALIAÇÃO e o evento volta aguardar avaliação.

Caso o evento preciso de algum ajuste para aprovação ele pode ser devolvido. Basta clicar no botão DEVOLVER. Será aberta uma tela para que você justifique a devolução. Nesse momento é possível explicar o que precisa ser corrigido para que o evento seja aprovado.

Nesse momento o evento pode ser editado e/ou re-submetido pelo coordenador do evento. É importante atentar para justificativa da devolução para que sejam feitas as correções que se façam necessárias. Re-submeter sem alterações pode levar o evento a ser devolvido ou indeferido. Esse procedimento reinicia o ciclo normal de avaliação, dentro do sistema.

Ao julgar que o evento deve ser indeferido, o avaliador deverá clicar no botão INDEFERIR e informar o motivo. Nesse caso, vale lembrar que cada dimensão (Ensino, Pesquisa, Extensão, etc...) pode adotar critérios para análise dos eventos.

O situação do evento passará a ser INDEFERIDO  e o motivo está exposto no evento. Caso tenha sido um equívoco, é possível desfazer o indeferimento clicando no botão CANCELAR AVALIAÇÃO e o evento volta ao estado inicial.

A qualquer tempo, aprovado ou não, o evento pode ser suspenso por uma avaliador, sendo que é obrigatório a informação de uma justificativa para a suspensão. Para isso basta clicar no botão SUSPENDER EVENTO.

Caso seja necessário, uma suspensão de evento pode ser removida, bastando para isso clicar no botão CANCELAR SUSPENSÃO e informar uma justificativa para o cancelamento da suspensão.

Com o evento aprovado (deferido) passa-se ao ato de registrar sua ocorrência. A parte inferior do cadastro do evento tem um quadro que agrupa todas as ações e informações: As abas Coordenação e Classificação tem dados apenas para consulta. A aba Histórico registra o processo de aprovação do evento e as possíveis idas e vindas.

As abas de participação (Organizador, Participante, Convidado, Palestrante, ou ainda outros papéis a serem criados são semelhantes em funcionamento e servem para registro e acompanhamento.

O registro da participação do evento pode se dar como participante ou como parte do evento (convidados, palestrantes, etc). Apenas os participantes podem se inscrever, caso seja habilitado nas definições do evento. A inscrição pode ser realizada atráves de link ou qrcode fornecidos pela Comissão Organizadora do Evento (indicado na imagem abaixo).

A inscrição tambem pode ser através do link comum do SUAP. Nesse caso o processamento das informações é bem simililar. 

Na tela de login para acesso ao SUAP é possível visualizar a aba "Inscrições". 

O Evento em questão, estará disponivel conforme elaborado.

Atenção a escrita do e-mail no momento da inscrição, pois será o login para os avaliadores.

Ao clicar em "Realizar Inscrição" você será direcionado para o template de inscrição do evento. Ao qual você deverá se inscrever conforme a sua participação no evento.

Essa opção é muito útil quando se precisa incluir um ou alguns poucos participantes, seja porque é um evento com poucos participantes ou por precisar inscrever alguém após carregar a lista de participantes.

Para inscrição manual você deverá seguir o seguinte passo a passo:

Ao clicar em Adicionar você deverá preeencher o campo do participante conforme descrito

É possível também realizar a submissão através de uma lista em arquivo do Excel no formato .XLSX o que permite inscrever 10 ou mesmo centenas de participantes sem muito esforço. É fundamental nesse caso atentar aos detalhes e especificidades da planilha.

Quando alguém faz a inscrição do evento, sua participação fica condicionada a avaliação da inscrição. Quando a inscrição é feita pela coordenação do evento essa confirmação não é necessária.

Para conformar a participação, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em Confirmar a Inscrição.

Para confirmar a presença, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em Confirmar Presença.

Para enviar os certificados por email ao(s) participante(s), basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em Enviar Certificado. 

Caso haja a inscrição de avaliadores, seja ela realizada de maneira voluntária ou manual através da comissão organizadora, será necessário que a equipe organizadora do evento avalie se a inscrição está apta para exercer a função de avalidor(a). Para confirmar esta aptidão é necessário seguir o seguinte passo a passo.

Ir até a aba de "Avaliador de Trabalho", em seguida deverá selecionar quais participantes serão avaliadores, isso pode ser feito de maneira manual total ou individual. Feito isso, deverá clicar em "Enviar convite", e aguardar que o participante continue a ação conforme e-mail que será enviado para ele.

Após envio de convite pela Comissão Organizadora, o participante a Avaliador(a) deverá seguir o passo a passo enviado para ele, atráves do e-mail cadastrado na inscrição. Após recebimento do e-mail você deverá "Aceitar" ou "Recusar" o convite.

Após aceite do convite, um e-mail com a sua chave de acesso as avaliações será gerada.

O e-mail informando a sua chave de acesso acompanhará de instruções para o acesso. Guarde esta chave, você irá precisar dela para ter acesso a aba de avaliações.

 Para permitir que o Evento tenha Submissão de trabalhos é imprescindível realizar todas as ações que a seção pede.

Para que a "Adição de Tipo de Participante: Avaliador de trabalho" não esteja como concluído, você deverá voltar para a edição do Evento e incluir "Avaliador de Trabalho" na sua aba de "Atividades" do evento (passo a passo no item 10)

Para inserção de uma área temática ou modalidade é necessário que antes seja definida as configurações de Submissão e Avaliação. No Entanto, para que aconteça a submissão de trabalhos ao Evento, é necessário que  a data de inicio da submissão seja dias anteriores ao inicio do evento.

Ao clicar em "Gerenciar configurações" você será direcionado a uma tela na qual deverá preencher sobre os dados de submissão e avaliação do evento.

Após isso, é possível adicionar as áreas temáticas. 

Em vincular área temática você poderá escolher quais área poderão constar para submissão/avaliação no seu evento

Após escolha das áreas, clique em SALVAR

Após a vinculação da área temática, você poderá adicionar a modalidade do evento

Em "adicionar modalidade" você irá definir qual será o tipo de submissão de trabalhos ao seu evento

Ainda em "Adicionar Modalidade ao Evento" é possível escolher qual será o tipo de submissão, por texto ou por arquivo. Caso a submissão seja por texto, será possível limitar o texto por quantidade de palavras ou caracteres

Caso a submissão seja por arquivo, será possível especificar qual será o tipo de arquivo para a submissão (Imagem: jpg, jpeg, png / Arquivo zipado: zip / Vídeo: mp4, avi / OpenOffice Writer: odt / OpenOffice Calc: ods / Planilha: xls, xlsx /  Áudio: mp3, wav, wma / Apresentação: ppt, pptx / Documento formatado: pdf / Texto: doc, docx, rtf) podenso ser mais de um Formato de Arquivo

Após finalizado, seu checklist estará completo.

Na tela de login para acesso ao SUAP é possível visualizar a aba "Submissões". 

Ao clicar em "submissões" você irá para a tela na qual deverá submeter seu trabalho de acordo com a área

Após escolha da área, você irá escolher qual será a forma de submissão, de acordo com a modalidade escolhida pela organização do evento 

Após escolha da modalidade de submissão, você deverá preencher o formulário

Caso a submissão seja por arquivo, você deverá preencher conforme formulário da escolha

Caso a submissão seja por texto, você devrá preencher conforme formulário da escolha

Após preenchimento e envio da submissão, você receberá o "Comprovante de Submissão" no e-mail ao qual foi cadastrado na submissão.

Finalizada a parte de aceite para avaliações (item 21.2). A Comissão organizadora deverá indicar qual será a modalidade a qual o participante deverá realizar as avaliações. Essa ação poderá ser feita clicando em "Vincular modalidade"

Ao clicar em "Vincular Modalidade" uma nova aba abrirá, apresentando as informações de acordo com as modalidades previstas no evento. 

Após finalização do vinculo do avaliador com a modalidade, a comissão organizadora deverá vincular o avaliador ao trabalho que ele irá avaliar, seguindo o seguinte passo a passo. 

Ir até a aba "Trabalhos", escolher o projeto e clicar em "Vincular Avaliadores"

Após clicar em "vincular avaliadores" você visualizará os avaliadores disponiveis para avaliar o seu tipo de trabalho

Após finalizada a vinculação do avaliador, ele estará apto para avaliar os trabalhos. 

Na tela de login para acesso ao SUAP você irá clicar na aba "Avaliações". 

Ao clicar em "Avaliações", você irá para o calendário de eventos. Ao localizar o evento no qual irá avaliar trabalhos, você deverá clicá-lo.

Após clicar no seu evento, você deverá preencher o formulário conforme a sua autenticação. O e-mail ao qual deverá ser preenchido, será o e-mail que você colocou no ato da inscrição do evento (passo a passo no item 20) e deverá ser exatamente igual a escrita colococada, pois caso seja diferente o sistema não reconhecerá, a chave de acesso deverá consta no corpo do e-mail, enviado para o e-mail que você colocou na inscrição.

Após preenchimento do acesso, aparecerá os trabalhos aos quais o avaliador estará condicionado a avaliar.

Após leitura e analise do trabalho, o avaliador deverá clicar em "Avaliar" e colocar a nota da avaliação.

Ao indicar a nota, ela ficará disponivel para visualização.

Finalizada as avaliações dos trabalhos, estará disponivel para a comissão os resultados quanto aos trabalhos sem avaliação, aprovados e reprovados.