(ADMINISTRAÇÃO) Disponibilização de modelo de documento para criação

Finalidade Deste Documento

Este documento tem por finalidade orientar sobre os passos necessários para disponibilizar um modelo de documento específico para criação por parte dos usuários do sistema SUAP. Como exemplo, será demonstrado como fazer a disponibilização de "Ofício Circular" para criação como documento pelos usuários do sistema.

A primeira etapa de preparação refere-se ao tipo de documento interno. Para que um determinado tipo de documento possa ser criado pelo usuário, é necessário que ele exista como tipo. Em seguida é necessário que exista algum modelo (template) que dê forma ao tipo em questão. A partir daí, estará disponível para o usuário o tipo específico para uso.

1. Tipos de Documentos Internos

DOCUMENTOS/PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Cadastrados > Tipos de Documentos Internos

Ao acessar o cadastro de "Tipos de Documentos Internos", o sistema abrirá uma tela padrão de cadastro com a listagem dos "Tipos de Documentos Internos" com filtragem e um botão de . Para fazer o cadastro de um novo tipo, faça:

1. Clique no botão ;
2. O sistema abrirá a tela de cadastro de "Tipo de Documento Interno"; preencha os campos da seguinte forma:
   • Descrição: uma descrição do tipo de documento; sugere-se utilizar o descritivo mais genérico possível, desde que leve em consideração o fato de que a numeração é calculada por tipo de documento; ex: se houver os tipos de documento "Ofício" e "Ofício Circular" haverá os documentos "OFÍCIO N° 001/20XX/SETOR/..." e "OFÍCIO CIRCULAR N° 001/20XX/SETOR/...)";
   • Sigla: este campo é utilizado na identificação do documento (ex: OFÍCIO N° XXX/20XX/SETOR/...); normalmente, preenche-se este campo com o mesmo nome utilizado na descrição, só que em letras capitalizadas (ex: "OFÍCIO", "OFÍCIO CIRCULAR", etc);
   • Cabecalho padrao (sic): Parte padrão do tipo de documento que precederá o conteúdo (obs: no canto superior direito, existe um botão  que mostra as variáveis que podem ser utilizadas para dar dinamicidade ao cabeçalho);
   • Rodape padrao (sic): Parte padrão do tipo de documento que sucederá o conteúdo (obs: no canto superior direito, existe um botão  que mostra as variáveis que podem ser utilizadas para dar dinamicidade ao rodapé);
3. Após preencher os campos, clique no botão ;

Após concluir esta etapa, o Tipo de Documento Interno estará disponível para cadastro de um ou mais modelos relacionados.

2. Modelos

DOCUMENTOS/PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Cadastrados > Modelos

Ao acessar o cadastro de "Modelos", o sistema abrirá uma tela padrão de cadastro com a listagem dos "Modelos" com filtragem e um botão de . Para fazer o cadastro de um novo modelo, faça:

1. Clique no botão ;
2. O sistema carregará o formulário para "Adicionar Modelo de Documento"; preencha os campos conforme o seguinte:
   • Descrição: um descritivo que indique um modelo específico do "Tipo de Documento" que está sendo criado (ex: para o tipo "Ofício circular", o modelo "Ofício Circular de Convocação"; para o tipo "Edital", o modelo "Edital de Seleção de Professores Substitutos", etc);
   • Tipo de Documento: o tipo de documento o qual este modelo detalha (conforme detalhado no item anterior);
   • Nível de Acesso padrao (sic): nível de acesso que os documentos criados a partir deste modelo terão; em geral, deixa-se marcado como público, uma vez que, na criação do documento, outro nível de acesso poderá ser selecionado;
   • Classificações: classificação do documento segundo tabela CONARQ;
   • Excluído: deixar desmarcado;
3. Após preencher os campos do formulário, clique em ;
4. Após clicar no botão , o sistema carregará o campo "Corpo", do tipo textual; preencha conforme necessidade do modelo e clique novamente no botão .

3. Considerações Finais

O editor de texto que permite que sejam definidos os cabeçalhos, rodapé e corpo do modelo, não são tão fáceis de usar em comparação à editores de textos como LibreOffice Writer ou o MS Word. Desta forma, alguns usuários podem querer, ao usar um modelo, copiar o texto editado em outra ferramenta para a caixa de texto do sistema. Porém, corre-se o risco de perder a formatação estabelecida na criação do Tipo/Modelo de Documento.

Outra questão relevante, no que tange às partes do documento, as caixas de texto permitem a edição em HTML do conteúdo. Desta forma, algumas formatações que não podem ser atingidas utilizando a barra de ferramenta da caixa de texto no sistema podem ser obtidas editando o código fonte diretamente. Para tanto, basta clicar no botão para alternar o tipo de edição.

Dada certa dificuldade na definição das partes textuais, pode-se, convenientemente, clonar um Tipo de Documento Interno ou um Modelo preexistente e similar ao que se quer cadastrar, evitando-se retrabalho e erros. Para tanto, na listagem da tela inicial de um dos cadastro, clicar no botão  do registro de referência. A partir daí, basta entrar no registro clonado e fazer as modificações necessárias.

Finalizados, então, o cadastro de "Tipos de Documentos Internos" e "Modelos", o respectivo tipo/modelo estará disponível para criação de documentos através da funcionalidade DOCUMENTOS/PROCESSOS > .