Eventos

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A funcionalidade **Eventos** do SUAP está disponível para fins de registro e certificação dos participantes, quando necessário. Os eventos podem ser relacionado a várias áreas institucionais: Ensino, Pesquisa, Extensão, Gestão de pessoas e Gestão.

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Esse sistema não é capaz de lidar com submissão de obras ou trabalhos e nem gera um ambiente, de fato, para o evento. Serve para registro das participações e para inscrição do público alvo, com a possibilidade do próprio participante se inscrever, se assim for configurado pelo Coordenador do Evento.

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= **A criação de um EVENTO** =

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Para cadastrar um evento, acesse **COMUNICAÇÃO SOCIAL :: Eventos ** e clique no botão adicionar evento. Não é necessário nenhuma permissão especial para isso. Todos os servidores devem ser capazes de realizar essa etapa, que precisará passar por um processo de avaliação do evento proposto.

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[[image:criar_evento.png]]

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Será aberto um formulário com várias informações que são fundamenteis para para entendimento do evento. Abaixo uma imagem do formulário e explicação de cada um dos campos.

== **DADOS GERAIS** ==

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[[image:criar_evento_dados_gerais.png]]

=== Nome ===

Nesse campo deve ser informado o nome do evento, da forma como deverá ser divulgado e da mesma forma como isso será impresso nos certificados.

=== Dimensão ===

Esse campo se refere a qual área o evento (Ensino, Pesquisa, Extensão, Gestão, Gestão de pessoas) se relaciona. Temos nesse momento 5 áreas mapeadas, cada um com seu próprio fluxo para avaliação dos eventos. Ao definir a dimensão, define-se também quem irá fazer a análise e quais regras esse edital deverá ser submetido na avaliação.

=== Apresentação ===

Nesse campo deverá ser descrito o evento, de forma clara. Esse campo será utilizado na visualização do evento tanto na lista interna quanto no momento da inscrição, caso o curso tenha opção de inscrição online aberta ao público.

=== Imagem ===

Esse campo é opcional e servirá para carregar uma imagem a ser exibida junto com a apresentação do evento.

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=== Carga horária ===

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Esse campo é opcional e servirá para informar a carga horário do evento a ser impressa, caso o evento tenha certificado.

=== Site ===

Esse campo é mais um campo opcional e servirá para indicar um possível site do evento, que pode, por exemplo, ter mais informações sobre o evento.

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== **Local e data** ==

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Nessa seção serão definidas informações sobre data e local da realização do do evento.

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[[image:criar_evento_local_e_data.png]]

=== Local ===

Nesse campo deverá ser informando onde o evento ocorrerá. Por exemplo: O evento pode ocorrer num campus, em um endereço específico ou ainda pode ter um endereço online para realização do evento, como uma plataforma de conferências como o webconf da RNP.

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=== Início das inscrições ===

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Esse campo serve para parametrizar as inscrições, quando o evento permitir que haja inscrição por parte do público alvo. Nessa data, o SUAP irá permitir a inscrição numa seção pública e acessível mesmo sem login.

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=== Fim das Inscrições ===

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Informa quando devem ser encerradas as inscrições no SUAP para novos participantes.

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Uma observação importante sobre essas datas é que, mesmo sendo campos obrigatórios, só si aplicam a inscrições feitas pelo público. O coordenador do evento pode inscrever participantes a qualquer tempo.

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=== Data de início (do evento) ===

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Informa a data que o evento começará. Essa informação é importante para os inscritos e poderá ser impressa no certificado do evento.

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=== Hora de início (do evento) ===

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Informa a hora que o evento iniciará.

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=== Horário do Fim (do evento) ===

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Informa a hora que o evento terminará.

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=== Data de fim (do evento) ===

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Informa a o dia que o evento termina. Esse campo não é obrigatório.

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== **Coordenação e Organização** ==

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Nesta seção serão informados o Coordenador, os organizadores, o campus responsável. Também é possível informar um setor, na organização do evento, se será possível inscrição online, pelos participantes e se o evento irá gerar certificados.

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[[image:criar_evento_coordenacao_e_organizacao.png]]

=== Coordenador ===

Nesse campo será informado o coordenador do evento. Esse campo é obrigatório e apenas uma pessoa pode ser coordenadora do evento.

=== Campus ===

Aqui é preciso informar qual campus responsável pela organização do evento. É importante lembrar que esse será o campus que irá avaliar o evento pode deferi-lo ou não.

=== Setor ===

Informa , opcionalmente, qual setor está organizando o evento.

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=== Organizadores ===

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Lista aqui os participantes da organização do evento.

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=== Inscrição Online ===

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Ao marcar essa opção, durante o período determinado nas opções anteriores de data de início e fim das inscrições.

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=== Gera Certificado ===

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Informa se esse vento irá gerar certificado.

=== ===

== **Classificação e Financeiro** ==

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A seção de classificação é composta de dados obrigatórios e que servem para gerar estatísticas e classificar o evento.

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[[image:criar_evento_classificacao_e_financeiro.png]]

=== Tipo ===

Nesse campo você deverá informar a abrangência do evento. É necessário escolher apenas um.

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=== Classificação ===

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Nesse campo você pode fazer a classificação do seu evento e pode escolher mais de uma classificação.

=== Público alvo ===

Aqui você pode definir o publico alvo do seu evento e pode marcar mais de uma categoria.

=== Natureza ===

Assim como a classificação, é possível escolher mais de uma definição. Nesse campo será informado o tipo de evento.

=== Financeiro ===

Nesse campo, você poderá informar o valor envolvido na realização do evento. Esse campo é opcional e ajuda a ter uma visão geral sobre os recursos usado para eventos.

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== **Tipo de participante** ==

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Essa seção é usada para definir os tipos de participantes, além de opcionalmente permitir a inclusão de um modelo personalizado de certificado e limites de participação, por tipo de participante.

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[[image:criar_evento_tipos_de_participante.png]]

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O campo **Tipo de participação** deve ser preenchido com os tipos de participação a serem utilizados no evento. No mínimo, todo evento dever ter o tipo **Participante**, podem ter mais de um tipo de participação. Cada tipo de participação permite configurar o **limite de inscrições** e o **modelo de certificado**, caso se deseje usar um modelo personalizado para o evento. O campo **Apagar?** deve ser marcado apenas na edição de um evento, caso se deseje remover uma categoria de participante.

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(% class="box successmessage" %)

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Ao fim dos preenchimento desses campos basta clicar no **SALVAR**.

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[[image:criar_evento_aguardando_avaliacao.png]]

= A aprovação do evento =

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Um evento criado só pode ser operacionalizado no sistema após a **avaliação**, que é feita pelo responsável pela dimensão indicado no cadastro do evento (Ensino, Pesquisa, Extensão, Gestão ou Gestão de Pessoas). Na tela inicial dos aprovadores irá aparecer um quadro com uma notificação a respeito.

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[[image:evento_quadro_aprovar.png]]

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Ao clicar no quadro o avaliador do evento será conduzido a uma pagina com a lista de eventos pendentes de avaliação.

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[[image:evento_lista.png]]

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Nessa tela basta clicar na no simbolo da lupa para poder visualizar as informações do evento e interagir com ele. São possíveis ao avaliador 4 ações: **ou** **Deferir, ou Devolver, ou Indeferir ou Suspender.**

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**[[image:evento_acoes.png]]**

== Deferir ==

Esse é o processo mais simples no sistema. Basta clicar no botão DEFERIR o evento já estará liberado para operacionalização. Simples a nível de sistemas. Os critérios para avaliação serão definidos pelas dimensões (Ensino, Pesquisa, Extensão...). Por exemplo, na Extensão já existe os editais de fluxo contínuo para cadastro de eventos, com todo o processo de aprovação. Nesse caso o sistema passa a ser um local para o registro do evento.

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Caso o evento tenha sido deferido por engano ainda é possível desfazer a aprovação.

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[[image:evento_acoes_deferir_desfazer.png]]

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Basta clicar no botão **CANCELAR AVALIAÇÃO** e o evento volta aguardar avaliação.

== Devolver ==

Caso o evento preciso de algum ajuste para aprovação ele pode ser devolvido. Basta clicar no botão **DEVOLVER**. Será aberta uma tela para que você justifique a devolução. Nesse momento é possível explicar o que precisa ser corrigido para que o evento seja aprovado.

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[[image:evento_acoes_devolver.png]]

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=== Submeter um evento, após ele ser devolvido ===

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Nesse momento o evento pode ser editado e/ou re-submetido pelo coordenador do evento. É importante atentar para justificativa da devolução para que sejam feitas as correções que se façam necessárias. Re-submeter sem alterações pode levar o evento a ser devolvido ou indeferido.

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Esse procedimento reinicia o ciclo normal de avaliação, dentro do sistema.

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[[image:evento_acoes_deferir_desfazer_resubmeter.png]]

== Indeferir ==

Ao julgar que o evento deve ser indeferido, o avaliador deverá clicar no botão **INDEFERIR** e informar o motivo. Nesse caso, vale lembrar que cada dimensão (Ensino, Pesquisa, Extensão, etc...) pode adotar critérios para análise dos eventos.

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[[image:evento_acoes_indeferir_indefirido.png]]

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O situação do evento passará a ser **INDEFERIDO ** e o motivo está exposto no evento. Caso tenha sido um equívoco, é possível desfazer o indeferimento clicando no botão **CANCELAR AVALIAÇÃO** e o evento volta ao estado inicial.

== Suspender ==

A qualquer tempo, aprovado ou não, o evento pode ser suspenso por uma avaliador, sendo que é obrigatório a informação de uma justificativa para a suspensão. Para isso basta clicar no botão **SUSPENDER EVENTO.**

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[[image:evento_acoes_suspender.png]]

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=== Remover Suspensão de Evento ===

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Caso seja necessário, uma suspensão de evento pode ser removida, bastando para isso clicar no botão **CANCELAR SUSPENSÃO** e informar uma justificativa para o cancelamento da suspensão.

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[[image:evento_acoes_suspender_cancelar_suspensao.png]]

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= O registro do evento =

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Com o evento aprovado (deferido) passa-se ao ato de registrar sua ocorrência. A parte inferior do cadastro do evento tem um quadro que agrupa todas as ações e informações: As abas **Coordenação** e **Classificação** tem dados apenas para consulta. A aba **Histórico** registra o processo de aprovação do evento e as possíveis idas e vindas.

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As abas de participação (Organizador, Participante, Convidado, Palestrante, ou ainda outros papéis a serem criados são semelhantes em funcionamento e servem para registro e acompanhamento.

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[[image:evento_participantes_participacoes.png]]

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== A inscrição dos participantes ==

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A o registro da participação do evento pode se dar como participante ou como parte do evento (convidados, palestrantes, etc). Apenas os participantes podem se inscrever, caso seja habilitado nas definições do evento. Mas de forma geral, o processamento das informações é bem simililar.

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=== Inscrição On-line ===

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[[image:evento_inscricao_online.png]]

[[image:evento_inscricao_online_form.png]]

=== Inscrição feita pela organização do evento ===

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Essa opção é muito útil quando se precisa incluir um ou alguns poucos participantes, seja porque é um evento com poucos participantes ou por precisar inscrever alguém após carregar a lista de participantes. Para isso, é necessário apenas preencher uns poucos campos. Um detalhe dessa forma é possibilidade de indicar carga horária relativa a **ações de extensão.**

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[[image:eventos_incricao.png]]

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No entanto, a forma que deve ser mais utilizada, na relação de inscrições pelo coordenador é a de utilizar uma lista em arquivo do Excel no formato **.XLSX **o que permite inscrever 10 ou mesmo centenas de participantes sem muito esforço. É fundamental nesse caso atentar aos detalhes e especificidades da planilha.

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[[image:eventos_importar_participante.png]]

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=== Tipo de participação ===

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Atualmente o SUAP conta com quatro tipos de participantes nos eventos: **Organizador**, **Convidado**, **Palestrante** e **Participante** . Cada um desses tipos de participação já tem um modelo (genérico) de certificado associado, só é necessário incluir um modelo se a intensão é personalizar o que será impresso. Com a exceção dos **Participantes** os demais tipos de participação só podem ser inscritos no evento pelos organizadores do evento. Os **Participantes** gerais do evento tem, em casos marcados na criação do evento, a possibilidade de se auto inscrever no evento, cabendo a comissão do evento apenas a confirmação da inscrição.

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Atualmente o sistema está com um problema: ele fala que enviou em email confirmando a inscrição, mas não está enviando esse email. isso deverá ser corrigido futuramente.

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Quando alguém faz a inscrição do evento, sua participação fica condicionada a avaliação da inscrição. Quando a inscrição é feita pela coordenação do evento essa confirmação não é necessária.

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== A confirmação de participação/presença ==

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Para conformar a participação, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em **Confirmar a Inscrição**.

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Para confirmar a presença, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em **Confirmar Presença**.

[[image:evento_participantes_acoes.png]]

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== A emissão do certificado ==

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Para enviar os certificados por email ao(s) participante(s), basta marcar a caixa de seleção (checkbox) lado do nome do participante(s) e clicar em **Enviar Certificado**.

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Para mais detalhes sobre o [[certificado>>certificado]], clique aqui.

= References =

* [[XWiki>>http://www.xwiki.org]]

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