Processo Eletrônico

Última modificação por victorborges em 03/05/2019, 13:00

Listando os Processos no Meu Setor

Para listar os processos que encontram-se no seu setor, faça:

  1. Logo após acessar o sistema, localize o quadro 1556886268038-980.png e clique no botão 1556886313248-604.png;
  2. O sistema abrirá uma listagem exibindo, entre outras abas, todos os processos que estão "Aguardando o seu recebimento" (obs.: caso não hajam processos aguardando recebimento, a mensagem 1556887071358-900.png será exibida. Porém, outras abas poderão estar disponíveis na mesma visualização);

A partir desta listagem, a depender da aba, algumas ações estarão disponíveis, como 1556887319969-212.png1556887361022-126.png1556887405469-502.png, etc. Além de poder clicar no número do processo para exibir o seu conteúdo.

Observação 1: além de acessar a caixa de processo através do quadro, conforme descreve o item 1, pode-se acessar a mesma funcionalidade através do menu 1556890247870-319.png > 1556890275675-119.png > 1556890298992-598.png.

Observação 2: caso você tenha mais de um setor vinculado ao seu usuário, deverá ser possível selecionar de qual setor você deseja visualizar a caixa de entrada. Para tanto, acima dos filtros da listagem, aparecerão as opções selecionáveis 1556888661973-390.png (para listar os processos na caixa de entrada de qualquer dos setores) e mais uma opção para cada um dos setores vinculados ao usuário.

Listando Todos os Processos

Para listar todos os processos registrados no sistema, faça:

  1. Logo após acessar o sistema, localize o quadro 1556886268038-980.png e clique no botão 1556888381033-313.png;
  2. O sistema abrirá uma listagem com todos os processos cadastrados no sistema, podendo obedecer a alguns filtros;
  3. Para visualizar o conteúdo, basta clicar na lupa 1556889401009-643.png.

Observação 1: parte ou todo de um ou mais processo pode não estar disponível para visualização, a depender da classificação do processo e dos documentos vinculados.

Observação 2: além de acessar a caixa de processo através do quadro, conforme descreve o item 1, pode-se acessar a mesma funcionalidade através do menu 1556890250775-926.png > 1556890278533-579.png 1556890315439-456.png;

Criando um Novo Processo

Para criar um novo processo, faça:

  1. Logo após acessar o sistema, localize o quadro 1556886268038-980.png e clique no botão 1556890622120-921.png;
  2. O sistema abrirá uma tela com os seguintes campos:
    • Interessados: pessoas que tenham interesse direto no processo; para preencher, comece digitando um nome e, após o sistema oferecer algumas opções, clique sobre a que lhe convier; é possível adicionar quantos interessados forem necessários;
    • Tipo de Processo: é o tipo de processo que será executado; ao clicar sobre o campo, o sistema exibirá uma lista de tipos para busca e seleção; após selecionar uma opção, clique em 1556891548423-366.png;
    • Assunto: é um campo descritivo que especializa o tipo de processo; é um campo que pode ser usado para buscar e identificar este processo posteriormente;
    • Nível de Acesso: (Público, Restrito e Privado) - determina o nível de acesso que outros usuários terão ao processo; "Público" dá acesso a qualquer usuário do sistema; "Restrito" dá acesso apenas aos interessados e ao setor onde o processo se localiza; "Privado" dá acesso apenas aos interessados.
    • Setor de Criação: é o setor onde o processo está sendo criado; haverá mais de uma opção caso o usuário possua permissão de criação de processo em mais de um setor;
    • Classificações: preenchido automaticamente; deixe-o como está;
  3. Após preencher os campos, clique no botão 1556891936711-509.png;

Após salvar, o sistema exibirá os dados do processo e opções para 1556892049707-837.png1556892069974-464.png1556892102800-830.png, etc;

Observação 1: alternativamente, é possível criar um processo através de um requerimento, como mostra, por exemplo o Guia do Solicitante para Prestação de Contas do Auxílio Saúde.

Observação 2: existem outros caminhos para criar um novo processo eletrônico, além do descrito no passo 1. Por exemplo, a partir da listagem de processos, está disponível o botão 1556890570292-301.png.

Adicionando um Documento Eletrônico ao Processo

Para adicionar um documento eletrônico gerado no próprio sistema ao processo, faça:

  1. Após localizar o processo e abrir o seu conteúdo, na aba "Documentos", clique no botão 1556892959673-646.png;
  2. O sistema abrirá uma listagem de documentos do sistema para que se escolha qual será adicionado ao processo (é possível filtrar pelo documento desejado);
  3. Clique no botão 1556893100044-351.png do referido documento que se deseja anexar ao processo;

Após realizar estas etapas, será possível visualizar o documento na aba "Documentos" do processo;

Observação 1: só é possível adicionar um documento ao processo se este estiver no mesmo setor do usuário que está adicionando o documento.

Adicionando um Documento Externo ao Processo

Para adicionar um documento eletrônico gerado externamente, faça:

  1. Após localizar o processo e abrir o seu conteúdo, na aba "Documentos", clique no botão 1556893302970-606.png;
  2. O sistema abrirá o formulário de Upload de Documento Externo com os seguintes campos:
    • Arquivo: o arquivo local que será anexado ao documento; ao clicar em "escolher arquivo", uma janela será aberta para escolher o arquivo na máquina do usuário para ser anexado;
    • Tipo de Conferência: diz respeito ao tipo de conferência que o documento sofreu antes de ser anexado ao processo; o caso mais comum é "cópia simples";
    • Tipo: é o tipo do documento (ex.: declaração, requerimento, comprovante, etc.); ao clicar neste campo, o sistema abrirá uma listagem para que seja selecionada uma opção; após selecionar, clique em 1556893677831-635.png;
    • Assunto: normalmente é o titulo do documento (ex.: "PORTARIA Nº 9.777, DE 30 DE ABRIL DE 2019");
    • Nível de Acesso: diz respeito ao nível de acesso que os usuários do sistema terão ao documento; "Público" permite o acesso de qualquer usuário ao documento; "Restrito" permite acesso apenas aos usuários interessados ou cujo processo esteja no setor do usuário; "Sigiloso" permite acesso apenas de pessoas especificadas no momento do upload do arquivo;
    • Setor Dono: setor responsável pelo upload do arquivo; haverá mais de uma opção, caso o usuário possua mais de um setor vinculado;
    • Responsável pelo Documento: preenchido automaticamente;
    • Tipo de Assinatura: tipo de assinatura para "autenticação" do documento no sistema; o usuário que está realizado o upload é quem deverá assinar; "Assinatura por Senha" permite que se utilize a mesma senha de autenticação do sistema; "Assinar por Token" permite que se utilize um token de autenticação para assinar;
    • Outros campos: os demais campos são opcionais e podem ser deixados em branco;
  3. Após preencher os campos, clique no botão 1556897763716-515.png;
  4. Após salvar, o sistema exibirá um outro formulário, desta vez para que o usuário assine o documento, escolhendo com qual perfil irá assinar e colocando a senha; após preencher os campos, clique no botão 1556897854142-733.png;

Após realizar estas etapas, será possível visualizar o documento na aba "Documentos" do processo.

Observação 1: só é possível adicionar um documento ao processo se este estiver no mesmo setor do usuário que está adicionando o documento.

Encaminhar Processo à Outro Setor

Para encaminhar um processo para outro setor, faça:

  1. Com o conteúdo de um processo aberto, clique no botão 1556898912329-324.png > "Sem Despacho";
  2. O sistema abrirá a tela de "Encaminhar Processo" com o campo "Buscar setor de destino por" que deve ser selecionado entre as opções: "Auto Completar" - que abrirá um campo de texto para que se digite o nome ou parte do nome de um setor; e "Árvore" - que exibirá a árvore de setores da instituição para que o usuário possa navegar e selecionar o setor; Após preencher o Setor de Destino, clique no botão1556899149075-335.png;

Após executar estes passos, o sistema disponibilizará o processo na caixa de entrada do setor que foi selecionado como destino, permitindo que os usuários que estão naquele setor possam manipular o processo em questão.

Observação 1: no passo 1, ao encaminhar o processo, o sistema oferece a opção de encaminhar "Com despacho". A mudança nos passos envolve, apenas, a edição de um texto que será, então transformada em um documento componente do processo e assinado pelo usuário que está dando encaminhamento ao processo.

Outras Considerações

No processo, quando visualizando os dados do mesmo, na aba "Solicitações" é possível, ainda 1556898313183-147.png1556898330036-562.png ou 1556898348171-545.png. "Solicitar Despacho" permite ao usuário solicitar a um terceiro que assine um despacho que, então, passará a compor o processo. "Solicitar Documento" permite solicitar a um dos interessados do processo a juntada de documento que se identifique faltante no processo sem que este seja, necessariamente encaminhado para outro setor. E "Solicitar Ciência" permite solicitar ciência do conteúdo do processo à terceiro, antes que esse possa ver o conteúdo.

É importante observar, também, que o próprio documento eletrônico gerado dentro do sistema possui seu próprio ciclo de vida. Para mais informações, consulte o manual de Documento Eletrônico

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Criado por victorborges em 03/05/2019, 09:10
 

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